شرح وظایف
کارشناس گروه عمومی و زبان
شرح وظایف:
- برقراری تماس با مؤسسات و گروه های درون دانشگاهی و برون دانشگاهی به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقات ها، کنفرانس ها و سمینارها
- تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی ملاقات با مدیر گروه و تعیین ساعات ملاقات برای آنها
- تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارایه به مدیر گروه
- ابلاغ دستورات مدیر گروه به اعضاء برحسب خط مشی تعیین شده و پیگیری آن ها
- تلخیص گزارشات تهیه شده برای مدیر گروه یا معاون آموزشی
- آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها، جلسات و سمینارها برای اطلاع مقام مربوطه
- انجام اقدامات لازم در زمینه برقراری ارتباط تلفنی مقام مربوط
- انجام اقدامات لازم در زمینه دریافت، ثبت توزیع و نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوطه
- مستندسازی و تهیه سوابق کلیه فعالیتها و مکاتبات گروه بصورت منظم و سیستماتیک و به روز نگهداشتن کلیه فایل ها
- انجام اقدامات لازم در زمینه دریافت، ثبت، توزیع و نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و سایراسناد و مدارک واحد مربوطه
- تهیه نامه های اداری معمول جهت ارسال
- تایپ کردن نامه ها، صورت جلسات گزارشات و فرم های مورد نیاز گروه
- انجام سایر امور مربوط با هماهنگی مدیر گروه
- اطلاع رسانی به دانشجویان دکتری و مربیان حق التدریس
- درخواست وسایل مورد نیاز برای گروه از انبار با امضای مدیر گروه
- پرینت کارهای اعضاء گروه
- هماهنگی جهت زیراکس های مورد نیاز اعضاء گروه
- انجام سایر امور مربوط
